Objetivos gerais:
Desenvolver competências para organizar, classificar e arquivar documentação administrativa, física e digital, de forma sistemática, eficaz e segura.
Objetivos específicos:
Distinguir os principais tipos de documentos administrativos.
Organizar documentos com base em critérios de funcionalidade e acessibilidade.
Aplicar boas práticas de arquivo físico e digital.
Reconhecer a importância da confidencialidade, conservação e descarte documental.
Identificar, de forma introdutória, ferramentas digitais de apoio à gestão documental.
1. A importância da organização documental:
Conceitos: documento, arquivo, gestão documental;
Impacto da desorganização no desempenho administrativo;
Princípios básicos da organização funcional da documentação.
2. Tipologias e fluxos documentais:
Tipos de documentos (internos, externos, administrativos, legais, contabilísticos);
Ciclo de vida do documento;
Registo, tramitação e controle de prazos.
3. Arquivo físico: critérios e boas práticas:
Métodos de arquivamento (alfabético, cronológico, numérico, temático);
Criação e manutenção de dossiers e pastas;
Identificação e localização de documentos;
Regras de conservação e descarte.
4. Arquivo digital e organização de pastas:
Princípios básicos de organização de ficheiros e pastas;
Nomenclaturas padronizadas;
Boas práticas para facilitar pesquisa, partilha e segurança da informação;
Alusão a ferramentas: Google Drive, SharePoint, GED (sem demonstração).
5. Confidencialidade, segurança e eliminação documental:
Documentos sensíveis e acesso restrito;
Procedimentos seguros para descarte e eliminação;
Responsabilidades dos colaboradores;
6. Síntese prática e recomendações para aplicação imediata:
Exemplos de modelos de organização documental simples;
Boas práticas a adotar no contexto de trabalho.
Profissionais de áreas administrativas, apoio à gestão, recursos humanos, contabilidade ou qualquer função com responsabilidades na organização e gestão de documentos.
Não aplicável.
Curso sujeito a um mínimo de 10 formandos.
*Valor por participante. Para empresas, o valor é sob consulta.
Estamos cá para ajudar, se tiver dúvidas em relação à melhor formação para si, fale conosco.
